Personeelsdossiers digitaliseren

Uw personeelsdossiers digitaliseren levert u vele voordelen op: het bespaart fysieke opslagruimte, de dossiers zijn 24/7 in te zien en de dossiers kunnen voorzien worden van metadata wat het zoeken vele malen gemakkelijker maakt. Analoge personeelsdossiers moeten voldoen aan strenge wet- en regelgeving en vereisen een enorme hoeveelheid papier die moet worden opgeslagen en bewaard. MultiScan kan uw analoge personeelsdossiers digitaliseren om u te helpen bij het zetten van een stap richting een digitale organisatie.

Voordelen van personeelsdossiers digitaliseren

Laat de dossiers van uw medewerkers digitaliseren door MultiScan en geniet van de onderstaande mogelijke voorbeelden.

  • Zoek eenvoudiger de juiste personeelsdossiers
  • Bespaar opslagruimte in uw kantoor
  • Beheer de bewaartermijn per dossier
  • Documenten zijn 24/7 beschikbaar
  • De dossiers voldoen aan de wet- en regelgeving
  • Extra controle op datalekken

MultiScan draagt het keurmerk ISO-27001, de standaard voor informatiebeveiliging

Werkwijze van MultiScan bij digitalisatie van personeelsdossiers

Het digitaliseren van personeelsdossiers is maatwerk. Wij komen daarom eerst bij u langs om de dossiers te inventariseren en de mogelijkheden te bespreken. De werkwijze van MultiScan bestaat uit de volgende vier stappen:

  1. Kies uw software
    We kunnen uw personeelsdossiers digitaal aanleveren in elk gewenst documentmanagementsysteem of personeelsinformatiesysteem, zoals Raet, ADP en AFAS.
  2. Personeelsdossiers vervoerd met eigen transportdienst
    We transporteren de personeelsdossiers met onze eigen transportdienst veilig naar ons pand. Als u dat wenst, kunnen we ook bij u langskomen om de dossiers op locatie te digitaliseren.
  3. Voorbereiden, scannen en OCR-, IMR- en OMR-toepassingen
    We verwijderen eventuele hechtmaterialen, Post-its en lege enveloppen en scannen de documenten in. Onze geavanceerde Recognition-software herkent gedrukte tekst, geschreven tekst en zwart gemaakte of aangevinkte bullets of vakjes en zet dit vervolgens om in bewerkbare en eenvoudig doorzoekbare tekst of ander soort informatie.
  4. Opleveren en import in uw software systeem
    De oplevering van de digitale dossiers kan gebeuren op 3 niveaus; dossiers, tab en documentniveau. Het gewenste niveau wordt vervolgens in uw systeem geïmporteerd.

Extra controle op datalekken

Om ervoor te zorgen dat er geen data uit uw dossiers lekt, bestaat de mogelijkheid op een extra controle bij de uitgifte van dossiers. Zo controleren wij ieder uitgaand dossier op abusievelijk verkeerd geplaatste documenten.

Laat uw personeelsdossiers digitaliseren door MultiScan

Wilt u ruimte besparen en uw personeelsdossiers gemakkelijk kunnen doorzoeken? Wij komen graag bij u langs voor een inventarisatie van uw dossiers en de mogelijkheden tot digitalisering. Bel ons op 0527 690 216 of vul het offerteformulier in.

Offerteformulier

Contactgegevens

Bezoekadres
Het Spijk 11
8321 WT Urk

0527 690 216
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Postadres
Postbus 104
8320 AC Urk

Openingstijden
Maandag t/m vrijdag: 8.00 - 17.00 uur.