• Teaser
  • Teaser
  • Teaser
  • Teaser

Digitaal archiveren

“Het digitaal archiveren bij MultiScan verliep voorspoedig. Ik beveel ze dan ook bij iedereen aan. Wat ze beloven, maken ze waar."

Laat uw archief digitaal archiveren bij Multiscan: van een omvangrijk fysiek archief tot een digitaal archief met vele voordelen. Zo creëert u meer ruimte in uw pand en zijn uw dossiers sneller te vinden en op te vragen. Door uw gegevens digitaal te laten archiveren krijgt u een digitaal archief ter beschikking waarin zoeken naar gegevens sterk vereenvoudigd is.

MultiScan is met zijn 13 jaar ervaring een betrouwbare partner voor het digitaal archiveren van uw dossiers. Onze enthousiaste en gedreven specialisten scannen uw gegevens en koppelen deze aan uw DMS. Vanzelfsprekend wordt er vertrouwelijk omgegaan met de archiefstukken. Dit is de service van MultiScan:

  • Uw archief wordt vervoerd met onze eigen transportdienst
  • 100.000 documenten worden binnen 2 weken digitaal gearchiveerd
  • Korte communicatielijnen
  • Veilig digitaal archief
  • Uw gegevens gekoppeld aan uw DMS
Offerteformulier

Veilig digitaal archiveren

Bij MultiScan wordt uw digitaal archief veilig opgeslagen. Tijdens het digitaal archiveren wordt er een back-up gemaakt van de scans op onze servers. Deze staan allemaal in ons eigen pand, zodat wij niet afhankelijk zijn van een externe partij. Tegelijkertijd wordt er op een tweede groep servers een kopie van de dossiers gemaakt. Mocht er iets met de eerste groep servers gebeuren, dan kunnen wij razendsnel schakelen naar de tweede groep servers. Uw gegevens zijn dus veilig opgeslagen en altijd toegankelijk.

Verbeterde toegang

Laat uw gegevens digitaal archiveren en bespaar uzelf een lange zoektocht door het fysieke archief te laten vervangen door enkele muisklikken. Voordat we beginnen met digitaal archiveren zullen we met u overleggen hoe de gegevens vervolgens opgeslagen moeten worden. Hierbij nemen wij uw technische specificaties in acht. Op deze manier garanderen we een probleemloze integratie met uw DMS. Van het volledige digitale archief wordt een exportbestand gemaakt. Heeft u een softwarepakket van Raet, Pharmapartners of een anders digitaal archief? Wij kunnen in ieder softwarepakket de gedigitaliseerde archiefstukken rechtstreeks in uw systeem importeren.

Export van uw digitaal archief

Uw digitale archief wordt volgens uw specificaties aangeleverd. Op deze manier kunt u uw digitale archief moeiteloos integreren in uw huidige softwarepakket. Voor sommige systemen zoals Raet, Pharmapartners, ADP, Promedico of anders kan MultiScan uw digitale archief rechtstreeks in het systeem importeren.

Opslag digitaal archief

MultiScan kan uw digitale archief tijdelijk opslaan op onze beveiligde servers. In principe bewaren wij uw digitale archief minimaal drie maanden. Indien gewenst is het mogelijk om dit te verlengen een jaar. Dit geeft uw bedrijf de ruimte om de juiste infrastructuur op te zetten voor uw digitale archief.

Digitaal archief van Multiscan

Wanneer u de digitale informatie niet alleen met uw afdeling wenst te delen, maar met de gehele organisatie, kunt u gebruik maken van het digitaal archiveersysteem van MultiScan. U kunt dan inloggen op het digitale archief en alle gewenste documenten opvragen, indien u hiervoor de rechten heeft.

Digitaal archief bijhouden

U beschikt over een volledig digitaal archief. Toch komt het voor dat u nog papieren documenten ontvangt. Het is belangrijk dat deze documenten ook opgenomen worden in uw digitale archief. MultiScan helpt u hiermee met het digitaal archiveren van deze documenten met de dienst Aanwas Scanning. Hiermee kunnen we incidenteel papieren documenten inscannen om uw digitale archief aan te vullen en up-to-date te houden.

Offerte aanvragen

Offerteformulier

De voordelen van digitaal archiveren

Digitaal archiveren zorgt voor een vermindering van het papiergebruik in uw organisatie. Dit draagt bij aan uw MVO doelstelling. Dit milieuvriendelijke aspect is niet het enige voordeel:

  • Minder kosten
  • De kosten voor een digitaal archief zijn aanzienlijk lager dan die voor een papieren archief. Zo heeft een digitaal archief geen grote fysieke archiefruimte nodig en zijn er minder medewerkers nodig om het archief bij te houden.

  • Bespaar op het verzenden
  • Doordat al uw documenten gedigitaliseerd zijn bespaart u op de kosten van verzending. U kunt digitale archiefstukken eenvoudig en gratis per mail verzenden.

  • Altijd een actuele versie
  • Als er aanpassingen gemaakt worden in een document kan de nieuwste versie direct digitaal gearchiveerd worden. Hierdoor is het nieuwste document altijd voorradig.

  • Snel toegang tot informatie
  • In een digitaal archief zijn uw documenten gemakkelijk te vinden. Het archief is niet verdeeld over verschillende locaties, archiefruimtes of kasten.

MultiScan kan uw bedrijf helpen om deze voordelen te realiseren. Door uw archief digitaal te archiveren bespaart u kosten en zijn uw documenten 24/7 beschikbaar. Voor meer informatie over digitaal archiveren kunt u geheel vrijblijvend contact met ons opnemen door te bellen naar 0527 690 216.

Contactgegevens

Bezoekadres
Het Spijk 11
8321 WT Urk

0527 690 216
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Postadres
Postbus 104
8320 AC Urk

Openingstijden
Maandag t/m vrijdag: 8.00 - 17.00 uur.